De vorm van je persbericht heeft invloed op het succes bij de redactie. Natuurlijk houd je het goed leesbaar en overzichtelijk voor je doelgroep, met een duidelijke structuur. Los van de inhoud van je tekst is de hele presentatie echter minstens zo belangrijk.
Maak het voor de redactie duidelijk waar jouw te plaatsen bericht begint. Met een markering aan het begin en einde bijvoorbeeld:
——— P E R S B E R I C H T ————————-
[jouw tekst]
—— E I N D E P E R S B E R I C H T ————-
Voeg onder je ‘einde persbericht’-melding een extra tekstje toe voor de redactie. Zoiets als dit:
Noot voor de redactie, niet voor publicatie: meer informatie en fotomateriaal via [jouw naam en contactgegevens].
Zorg dat er zowel je e-mailadres als je telefoonnummer bijstaat (en blijf ook echt bereikbaar!).
Dit geheel (dus persbericht én ondertekst) schrijf je op een apart document, in een recente Word-versie. Gebruik geen pdf… dat is niet altijd goed te knippen-en-plakken.
Vervolgens schrijf je een begeleidende mail aan de redactie, vriendelijk en helder. Heb je al een contact daar, dan richt je die mail natuurlijk tot jouw contact. Je voegt het persbericht bij als bijlage, EN je plaatst het persbericht OOK in de mailtekst zelf. Dubbel dus… zo maak je het de redactie zo makkelijk mogelijk. Ook redactieleden lezen vaak via de smartphone, en hebben een hekel aan het openen van aparte bijlagen.
Heb je fotomateriaal, stuur dat dan meteen mee, en neem het als het even kan ook op in je mailtekst. Op deze manier is jouw persbericht snel te beoordelen, en krijgt de redactie het basismateriaal op de beste manier.
Stuur je persbericht aan elke redactie apart… niet via een verzamelmail en al helemaal niet via de cc-knop!! Maak gebruik van je perscontactenlijst.